[인코칭_코민상담소] 회의문화, 어떻게 개선해야 할까요?😥

2022. 4. 11.

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인코칭에서 코칭 고민 상담소를 오픈 했습니다!

코칭 고민 상담소는 조직에서 경험하는 다양한 고민들에 대해
전문코치의 코칭적 솔루션을 제공해드리는 특집 뉴스레터입니다.

*코칭적 솔루션이란?
코칭을 통한 솔루션이 아니라, 코칭 철학과 코칭적 접근을 바탕으로 한 문제 해결 솔루션을 의미합니다.

앞으로 매달 0주차에 찾아올 예정이니, 많은 기대해 주세요~

그럼, 첫 번째 사연을 만나볼까요?

H사 리더님의 고민입니다.

🤷‍♀️회의 문화 개선, 여전히 어렵습니다

요즘 회의 간소화와 시간관리 이슈가 트렌드인 것 같습니다.

저희도 회의 문화를 개선하고자 꼭 필요한 경우에만 회의를 소집하고 있어요.

단순 정보 공유 등은 사내 메신저를 적극 활용하고요.

분명 정례적이고 일상적인 회의 시간은 줄었는데,

의사 결정이나 문제 해결을 위한 회의에서는 여전히 회의 시간이

잘 지켜지지 않고 피로도가 높기만 합니다.

항상 의견을 내는 사람들만 계속 발언하고, 어떤 사람은 회의 시간 내내
자리만 채우고 있다가 돌아가는 경우도 있어요.

그러다보니 계속 도돌이표에, 이야기 하는 사람들만
주장 다툼을 하다 회의가 길어지는 것 같아요.

효과적이고 효율적인 회의 문화를 만들기 위해서 어떻게 하면 좋을까요?

우선 회의 문화 개선에 적극 애쓰고 있으신 리더님께 대단하다는 말씀을 드리고 싶네요.

블라블라 어쩌구 저쩌구...........

리더님, 이렇게 해보시면 어떨까요?

📢 회의 참석자들을 적극적 참여자로 만들자

생산적 문제 해결과 의사 결정을 내리도록 하는 회의는 모든 참석자들이 해당 주제에 깊이 관여하고 있으며 문제에 공감하고 있는 상태에서 시작됩니다. 사전에 회의 주제에 대해 충분히 인지하고 각자의 생각들을 준비해올 수 있는 시간을 마련해주세요. 회의 아젠다를 미리 공유하고, 해당 아젠다에 대해 추가 논의가 필요한

부분이 있으면 아젠다를 보태 달라고 요청하는 것도 좋은 방법이에요. 바쁜 업무에 쉽게 잊을 수 있으니

회의 전 리마인드를 준다면 금상첨화이겠죠?

회의 진행 시 본격적으로 주제에 대해 이야기하기 전에 간단한 아이스브레이킹을 통해 한 마디라도 모두가

발언할 수 있는 기회를 주는 것도 중요해요. 아이스브레이킹은 라포를 형성하는데 도움이 될 뿐 아니라

이어지는 회의에 적극적 주체가 되어 함께하게 하는 데도 역할을 합니다. 아이스브레이킹 주제를 생각하는 것 자체가 스트레스라면 걱정하지 마세요. 간단한 구글링을 통해 많은 주제들을 얻을 수 있답니다. :-)

📢 회의실을 심리적 안전 지대로 만들자

의미 있는 토론이 이루어지기 위해서는 사람과 사안을 구분할 줄 알아야 합니다. 모두의 의견이나 의견에

대한 피드백이 개인적인 감정이나 사람에 대한 게 아니라는 것에 공통된 합의를 만들어보세요. 어떤 발언을 했을 때 개인에 대한 평가나 부정적 인식으로 이어지지 않는다는 심리적 안전감이 있어야만 솔직하고 다양한 의견들을 나눌 수 있습니다. 또한 사람에 대한 공감도 필요합니다. 비록 동의하지 않는 의견이라 할지라도 끝까지 경청하는 자세를 갖는 것은 매우 중요합니다. 의견을 낸 것에 대한 인정, 고민과 생각에 대한 충분한 공감과 감사 표현을 해주세요. 공감을 바탕으로 상호 존중과 신뢰를 가지고 회의에 임할 수 있습니다.

📢 회의의 마무리는 질문으로 정리하자

회의가 끝나고 나면 어떤 것이 남는지 생각해보세요. 회의 결과가 Action Item으로 정리되도록 하는 것이

좋습니다. 회의 진행자가 회의의 결론을 명료하게 정리해 설명해 주는 것이 효율적으로 느껴질 수도 있습니다. 그러나 사람은 자신이 스스로의 입을 통해 한 말을 더 잘 기억하고 더 중요한 것으로 인지합니다. 이렇게 질문해보세요. "구독자님, 회의가 끝나고 나면 무엇을 해볼 계획이신가요?", "회의를 통해 무엇을 얻었다고 생각하시나요?", "언제까지 해보시겠어요?"

어색하고 생소한 방식으로 다가온다면, 일단 해보세요! 효과를 경험하고 나면 생각이 달라질 거에요.

비슷한 고민을 가지고 계신 우리 구독자 분들께,

다음의 코칭 질문에 셀프로 답해보는 시간을 가져보면 어떨까요?

1. 회의의 목적이 명확하게 공유되었나요?

2. 회의 목표에 대한 합의는 어떻게 이루어지고 있나요?

3. 효율적이고 효과적인 회의 문화가 자리 잡는다면
지금과 어떤 점이 달라질 것이라고 생각하시나요?

4. 구독자님이 현재 할 수 있는 일은 어떤 것들이 있나요?

회의가 끝나고, 점검해보세요.

Great: 회의에서 잘 진행되었다고 생각하는 부분은 무엇인가요?

Problem: 문제로 발견된 부분은 무엇인가요?

Start: 새롭게 시도해보면 좋을만한 것은 어떤 것이 있나요?

구독자님, 다음 사연의 주인공이 되어주세요!